W dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu, nadążanie za nowymi regulacjami prawnymi jest niezbędne w prowadzeniu codziennej działalności. Jedną z nowości, do której muszą przyzwyczaić się przedsiębiorcy jest KSEF – Krajowy System e-Faktur. Aby wdrożyć go w firmie niezbędne jest posiadanie odpowiedniego oprogramowania do obsługi faktur. Jak wybrać najlepsze? Spróbujmy odpowiedzieć na to pytanie.
Pełna integracja z KSeF
Najważniejszym kryterium wyboru jest zgodność oprogramowania z KSeF oraz jego pełna integracja z systemem Ministerstwa Finansów. Program powinien umożliwiać automatyczne wystawianie, wysyłanie oraz odbieranie faktur bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. Ręczne przesyłanie dokumentów byłoby nie tylko czasochłonne, ale również obarczone ryzykiem błędów, które mogą skutkować konsekwencjami podatkowymi. Odpowiednio dobrane oprogramowanie zapewni płynną komunikację z KSeF, umożliwiając przedsiębiorcy pełną kontrolę nad obiegiem faktur w firmie. Przykład takiego oprogramowania znajdziesz na stronie https://symfonia.pl/oprogramowanie/ksef.
Łatwość obsługi i intuicyjny interfejs
Skuteczność oprogramowania zależy nie tylko od jego funkcjonalności, ale także od łatwości użytkowania. Nawet najbardziej rozbudowany system nie spełni swojej roli, jeśli będzie skomplikowany w obsłudze i wymagał długiego procesu wdrożenia pracowników. Dlatego warto wybrać rozwiązanie z przejrzystym, intuicyjnym interfejsem, który nie wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej. Nowoczesne programy oferują interaktywne pulpity nawigacyjne, automatyczne podpowiedzi oraz uproszczone formularze, które ułatwiają codzienną pracę. Dodatkowym atutem może być dostępność aplikacji mobilnej.
Integracja z innymi systemami
Dobre oprogramowanie do fakturowania nie powinno działać w oderwaniu od innych narzędzi używanych w firmie. Warto zwrócić uwagę na możliwość integracji z systemami księgowymi, magazynowymi czy CRM. Dzięki temu dane o fakturach będą automatycznie przekazywane między systemami, co znacząco usprawni zarządzanie finansami i logistyką przedsiębiorstwa. Szczególnie ważne jest, aby oprogramowanie obsługiwało eksport danych do systemów księgowych, co pozwoli księgowym na sprawne rozliczanie podatków i uniknięcie konieczności ręcznego przepisywania dokumentów.
Wsparcie techniczne i aktualizacje
Zmieniające się przepisy prawne wymagają od dostawców oprogramowania regularnych aktualizacji systemów. Warto wybrać rozwiązanie, które jest na bieżąco dostosowywane do obowiązujących regulacji, aby uniknąć problemów związanych z niezgodnością faktur z KSeF. Kluczowe jest także wsparcie techniczne – szybka pomoc w razie awarii czy problemów z obsługą systemu może mieć znaczący wpływ na funkcjonowanie firmy. Najlepiej postawić na dostawcę, który oferuje zarówno wsparcie online, jak i możliwość kontaktu telefonicznego, a także udostępnia szczegółowe materiały szkoleniowe, takie jak webinary, tutoriale czy instrukcje obsługi.
Bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami
Przesyłanie i przechowywanie faktur elektronicznych wiąże się z koniecznością ochrony wrażliwych danych finansowych przedsiębiorstwa oraz jego kontrahentów. Dlatego wybierając oprogramowanie, należy sprawdzić, jakie mechanizmy bezpieczeństwa oferuje dany system. Dobre rozwiązania zapewniają szyfrowanie danych, regularne kopie zapasowe oraz dostęp do faktur wyłącznie dla upoważnionych użytkowników. Należy również upewnić się, że dostawca spełnia wymagania RODO i gwarantuje odpowiednie zabezpieczenia przed cyberatakami oraz nieautoryzowanym dostępem do dokumentów.
Koszty wdrożenia i użytkowania
Wybierając oprogramowanie, warto przeanalizować jego koszty – zarówno jednorazowe opłaty za wdrożenie, jak i miesięczne lub roczne abonamenty za korzystanie z systemu. Na rynku dostępne są zarówno darmowe narzędzia z ograniczoną funkcjonalnością, jak i zaawansowane systemy z wieloma dodatkowymi modułami, które mogą znacząco ułatwić zarządzanie firmą. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw, które wystawiają niewielką liczbę faktur miesięcznie, darmowe rozwiązania mogą okazać się wystarczające. Natomiast firmy o większym wolumenie dokumentów powinny rozważyć płatne wersje z dodatkowymi funkcjami.
